Kommissionens delegerade förordning (EU) 2020/473 av den 20 januari 2020 om komplettering av Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2017/2397 vad gäller standarderna för databaser för unionsbevis för kvalifikationer, tjänstgöringsjournaler och loggböcker

(1)

För att främja rörlighet, säkerställa navigationssäkerhet och skydda människors hälsa och miljö, är det av största vikt att besättningsmedlemmar innehar bevis som styrker deras kvalifikationer. För att erhålla sådana bevis bör besättningsmedlemmarna registrera sin tjänstgöringstid med hjälp av giltiga uppgifter i besättningsmedlemmens tjänstgöringsjournal vilka kan kontrolleras mot uppgifter i loggböckerna för de fartyg på vilka besättningsmedlemmen har tjänstgjort.

(2)

För att genomföra direktiv (EU) 2017/2397 och förebygga bedrägeri bör de behöriga myndigheter som utfärdar bevis i enlighet med det direktivet säkerställa att besättningsmedlemmar endast innehar ett enda specifikt bevis vid en viss tidpunkt. Vid identifiering av en besättningsmedlem bör vederbörlig hänsyn tas till Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 (2).

(3)

För att bidra till en effektiv förvaltning av unionskvalifikationsbevis enligt artikel 25.1 i direktiv (EU) 2017/2397 bör medlemsstater som utfärdar bevis i enlighet med direktiv (EU) 2017/2397 upprätta register för registrering av data om unionskvalifikationsbevis, tjänstgöringsjournaler och loggböcker samt om handlingar som erkänns i enlighet med artikel 10.2 i direktiv (EU) 2017/2397.

(4)

För att underlätta medlemsstaternas och kommissionens ömsesidiga utbyte av uppgifter om genomförandet, tillämpningen och utvärderingen av direktiv (EU) 2017/2397, samt för att fullgöra statistiska syften, för att upprätthålla säkerheten och för att underlätta framförandet av fartyg, bör medlemsstaterna tillgängliggöra/inkludera data om dessa handlingar och deras status med hjälp av en databas som förvaltas av kommissionen.

(5)

För samma ändamål bör denna databas även ha till uppgift att ge information om handlingar som erkänts i enlighet med artikel 10.2 eller 10.3 i direktiv (EU) 2017/2397.

(6)

Det faktum att kvalifikationsbevis och tjänstgöringsjournaler innehas av besättningsmedlemmar medan loggboken är knuten till fartyget gör det nödvändigt att ha en separat förvaltning av dessa data inom två olika ramar. I detta sammanhang bör hänsyn tas till den europeiska databasen med uppgifter om fartygsskrov som upprättades genom Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/1629 (3), vilken innehåller information om farkoster som framförs på inre vattenvägar som är tillgänglig att användas av behöriga myndigheter.

(7)

Vederbörlig hänsyn bör tas till relevanta specifikationer för datautbyte som fastställs i tillämplig unionslagstiftning, och till de principer och rekommendationer som anges i EU:s handlingsplan för e-förvaltning 2016–2020 (4) och i den europeiska interoperabilitetsramen (5). Vederbörlig omsorg bör också ägnas åt att i möjligaste mån se till att specifikationerna förblir teknikneutrala och öppna för innovativ teknik. Engångsprincipen och principen om interoperabilitet som standard bör tillämpas.

(8)

När de åtgärder som föreskrivs i denna delegerade förordning inbegriper behandling av personuppgifter, bör denna behandling ske i enlighet med EU-lagstiftningen om skydd av personuppgifter, särskilt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (6) med avseende på behandling som utförs av Europeiska kommissionen och Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (7) med avseende på behandling som utförs av medlemsstaternas behöriga myndigheter.

(9)

Medlemsstaterna, företrädda av relevanta behöriga myndigheter, fastställer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter i de nationella registren. Kommissionen är också personuppgiftsansvarig, genom att förvalta den databas som tillhandahåller lösningen för utbytet av uppgifter mellan medlemsstaterna. Medlemsstaterna är tillsammans med kommissionen gemensamt personuppgiftsansvariga för personuppgifter som behandlas i unionsdatabasen. Genom artikel 26 i förordning (EU) 2016/679 och artikel 28 i förordning (EU) 2018/1725 åläggs de gemensamt personuppgiftsansvariga att, under öppna former, fastställa sitt respektive ansvar för fullgörandet av skyldigheterna enligt dessa förordningar. I denna förordning fastställs dessa respektive ansvarsområden.

(10)

För att säkerställa lika åtkomsträttigheter på grundval av förordning (EU) 2016/679 och förordning (EU) 2018/1725 bör kommissionen betraktas som personuppgiftsansvarig för personuppgifter med anknytning till förvaltningen av åtkomsträttigheter till unionens databas.

(11)

Europeiska datatillsynsmannen har hörts i enlighet med artikel 42 i förordning (EU) 2018/1725.

(12)

För konsekvensens skull bör bestämmelserna i denna förordning generellt tillämpas från och med samma datum som fastställts för införlivandet av direktiv (EU) 2017/2397. Ett undantag bör dock föreskrivas med avseende på bestämmelserna om kommissionens drift av databasen under testfasen och om dess roll som personuppgiftsansvarig i samband med hanteringen av åtkomsträttigheter.

a)

unionsdatabas: den databas som kommissionen tillhandahåller i enlighet med artikel 25.2 i direktiv (EU) 2017/2397 för att registrera och utbyta data om kvalifikationsbevis och tjänstgöringsjournaler som avses i artikel 25.1 i direktiv (EU) 2017/2397 och om kvalifikationsbevis och tjänstgöringsjournaler som erkänns i enlighet med artikel 10.3 i det direktivet.

b)

den europeiska databasen med uppgifter om fartygsskrov (EHDB): den databas som kommissionen tillhandahåller i enlighet med artikel 25.2 i direktiv (EU) 2017/2397 för att registrera och utbyta data om de loggböcker som avses i artikel 25.1 i det direktivet.

c)

nationella register: register över EU-kvalifikationsbevis, tjänstgöringsjournaler och loggböcker samt, i förekommande fall, över dokument som erkänns i enlighet med artikel 10.2 i direktiv (EU) 2017/2397, vilka förs av medlemsstater i enlighet med artikel 25.1 i det direktivet.

d)

identifieringsnummer för besättningsmedlem: ett nummer som genererats av unionsdatabasen vilket identifierar en besättningsmedlem som är registrerad i den databasen och är unikt för innehavaren.

e)

status ”aktiv” : kvalifikationsbevis och särskilda tillstånd är giltiga.

f)

status ”upphört” : kvalifikationsbevis och särskilda tillstånd är inte längre giltiga på grund av att giltighetsperioden har löpt ut eller på grund av att de har ersatts av ett nytt kvalifikationsbevis eller särskilt tillstånd efter det att det uppstått ett behov av ändra administrativa data eller giltighetsperioden närmar sig sitt slut.

g)

status ”upphävt” : kvalifikationsbevis och särskilda tillstånd är inte längre giltiga på grund av att behöriga myndigheter har vidtagit åtgärder i enlighet med artikel 14.2 i direktiv (EU) 2017/2397.

h)

status ”återkallat” : kvalifikationsbevis och särskilda tillstånd är inte längre giltiga på grund av att behöriga myndigheter har vidtagit åtgärder i enlighet med artikel 14.1 i direktiv (EU) 2017/2397.

i)

status ”borttappat” : kvalifikationsbevis och särskilda tillstånd har anmälts som borttappade till den behöriga myndigheten.

j)

status ”stulet” : kvalifikationsbevis och särskilda tillstånd har anmälts som stulna till den behöriga myndigheten.

k)

status ”förstört” : kvalifikationsbevis och särskilda tillstånd har anmälts som förstörda till den behöriga myndigheten

l)

metadata: data som behandlas i unionsdatabasen i syfte att sända eller utbyta elektroniskt kommunikationsinnehåll; detta inkluderar data som används för att spåra och identifiera ett meddelandes källa och destination, data om elektroniskt kommunikationsinnehåll, datum och tidpunkt