Kommissionens genomförandeförordning (EU) 2024/3084 av den 4 december 2024 om informationssystemets funktion enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2023/1115 om tillhandahållande på unionsmarknaden och export från unionen av vissa råvaror och produkter som är förknippade med avskogning och skogsförstörelse

1.   Kommissionen ska

2.   Informationssystemet ska användas av verksamhetsutövare och handlare, och i tillämpliga fall deras ombud, för att lämna in och hantera förklaringar om tillbörlig aktsamhet och kontrollera referensnumrens giltighet, och av behöriga myndigheter, tullmyndigheter och kommissionen för att få tillgång till och agera på förklaringar om tillbörlig aktsamhet, inbegripet utbyte av information som innehåller personuppgifter mellan behöriga myndigheter, tullmyndigheter och kommissionen i samband med genomförandet och verkställandet av förordning (EU) 2023/1115. Allt sådant informationsutbyte ska vara förenligt med de regler om skydd av personuppgifter som fastställs i förordningarna (EU) 2016/679 och (EU) 2018/1725.

3.   Förklaringarna om tillbörlig aktsamhet ska i informationssystemet tillskrivas de behöriga myndigheterna i följande ordning:

1.   Informationssystemets användare ska lämna in och hantera förklaringarna om tillbörlig aktsamhet för relevanta produkter i informationssystemet, utom i de fall då förklaringen om tillbörlig aktsamhet görs tillgänglig via det elektroniska gränssnitt som avses i artikel 28.2 i förordning (EU) 2023/1115.

2.   Om en relevant produkt innehåller eller har tillverkats av trä ska informationssystemets användare i förklaringen om tillbörlig aktsamhet ange de vedertagna namnen och de fullständiga vetenskapliga namnen på de träslag som de relevanta produkterna innehåller eller har tillverkats av.

1.   Informationssystemet ska göra det möjligt för informationssystemets användare att ändra eller återkalla förklaringar om tillbörlig aktsamhet inom 72 timmar efter det att referensnumret för förklaringen om tillbörlig aktsamhet har gjorts tillgängligt i informationssystemet.

2.   Förklaringar om tillbörlig aktsamhet får inte ändras eller återkallas inom den tidsperiod som anges i punkt 1 efter det att förklaringen om tillbörlig aktsamhet har använts som referens i en förklaring om tillbörlig aktsamhet som lämnats in av samma eller en annan användare av informationssystemet.

3.   En förklaring om tillbörlig aktsamhet får inte ändras eller återkallas av en användare av informationssystemet efter det att

4.   Utan att det påverkar tillämpningen av punkterna 2 och 3 får de behöriga myndigheterna efter en individuell och motiverad begäran från en användare av informationssystemet förlänga den period som avses i punkt 1 endast när den period som avses i punkt 1 har löpt ut. En sådan förlängning får inte vara längre än åtta kalenderdagar. Begäran ska grunda sig på skäl som ligger utanför kontrollen av informationssystemets användare, som i sin motiverade begäran ska ange att punkt 3 i denna artikel inte är tillämplig. En sådan förlängning ska också vara möjlig retroaktivt efter det att den period som avses i punkt 1 har löpt ut.

5.   Ändrade förklaringar om tillbörlig aktsamhet ska omfattas av den riskprofilering som anges i artikel 6. Riskprofileringen ska tillämpas på hela den ändrade förklaringen om tillbörlig aktsamhet.

1.   Informationssystemet ska göra det möjligt för de behöriga myndigheterna att identifiera situationer i informationssystemet där relevanta produkter utgör en så hög risk för bristande efterlevnad att de kräver omedelbara åtgärder innan de relevanta produkterna släpps ut eller tillhandahålls på marknaden eller exporteras, i enlighet med artikel 17 i förordning (EU) 2023/1115, och att informera de behöriga myndigheterna om vilka kontroller som ska utföras och fullgöra de uppgifter som ålagts dem i enlighet med kapitel 3 i förordning (EU) 2023/1115.

2.   Vid tillämpning av punkt 1 ska informationssystemet göra det möjligt för de behöriga myndigheterna att upprätta riskprofiler i informationssystemet för att stödja välgrundade beslut om urval av verksamhetsutövare eller handlare eller relevanta produkter som är förknippade med förklaringarna om tillbörlig aktsamhet och som ska kontrolleras. Dessa riskprofiler ska bland annat baseras på de riskkriterier som anges i deras årliga kontrollplan enligt artikel 16.5 i förordning (EU) 2023/1115, som upprättas i enlighet med deras riskbaserade metod enligt artikel 16.3 i förordning (EU) 2023/1115.

3.   Varje förklaring om tillbörlig aktsamhet ska genomgå en automatiserad elektronisk riskprofilering när den lämnas in i informationssystemet, och informationssystemet ska tilldela varje förklaring om tillbörlig aktsamhet en riskstatus.

4.   De behöriga myndigheterna får när som helst efter inlämnandet av en förklaring om tillbörlig aktsamhet granska en förklaring om tillbörlig aktsamhet för att avgöra om en relevant produkt uppfyller kraven i artikel 3 i förordning (EU) 2023/1115. I sådana fall får de tilldela förklaringen om tillbörlig aktsamhet en ny riskstatus som ett resultat av granskningen. Om den behöriga myndigheten tilldelar en ny riskstatus till en förklaring om tillbörlig aktsamhet, ska denna nya riskstatus ha företräde framför en riskstatus som tilldelats i enlighet med punkt 3 i denna artikel.

1.   Informationssystemet ska utan onödigt dröjsmål tilldela ett referensnummer och ett kontrollnummer till varje förklaring om tillbörlig aktsamhet som informationssystemets användare har lämnat in efter att ha slutfört den riskprofilering som avses i artikel 6.

2.   Referensnumret och kontrollnumret ska göras tillgängliga för informationssystemets användare när den riskprofilering som avses i artikel 6 har slutförts.

3.   Informationssystemet ska göra det möjligt för de behöriga myndigheterna att fördröja tillgängliggörandet av referensnumret för att fastställa huruvida de relevanta produkterna uppfyller kraven i artikel 3 i förordning (EU) 2023/1115 och särskilt för att kontrollera att den identifierade situation som avses i artikel 6.1 i den här förordningen inte är tillämplig på den relevanta produkten. En sådan fördröjning ska vara så kort som möjligt och får inte överskrida den period som anges i artikel 17.3 i förordning (EU) 2023/1115. Fördröjningen får förlängas ytterligare efter den behöriga myndighetens eget gottfinnande.

1.   För att förhindra att en relevant produkt som inte uppfyller kraven i förordning (EU) 2023/1115 släpps ut eller tillhandahålls på marknaden eller exporteras i enlighet med artikel 17 i förordning (EU) 2023/1115, får de behöriga myndigheterna avvisa en förklaring om tillbörlig aktsamhet, såvida inte referensnumret för en förklaring om tillbörlig aktsamhet redan har blivit tillgängligt för informationssystemets användare.

2.   Den relevanta produkt som anges i en avvisad förklaring om tillbörlig aktsamhet ska anses inte omfattas av en förklaring om tillbörlig aktsamhet enligt artikel 3 c i förordning (EU) 2023/1115.

3.   Avvisandet ska återspeglas i informationssystemet genom att den berörda förklaringen om tillbörlig aktsamhet tilldelas en särskild status.

1.   Endast registrerade användare av informationssystemet ska ha tillgång till informationssystemet.

2.   Autentisering till informationssystemet ska ske via EU Login, Europeiska kommissionens autentiseringstjänst.

3.   Informationssystemets användare ska ha tillgång till den information i informationssystemet som de har lämnat in eller som de har fått tillgång till av en annan användare av informationssystemet genom referensnummer och kontrollnummer i tillhörande förklaringar om tillbörlig aktsamhet.

1.   Kommissionen ska ha tillgång till alla uppgifter, all information och alla handlingar i informationssystemet för att kunna utarbeta rapporter och för att utveckla, driva och underhålla systemet.

2.   Kommissionen ska bevilja och får återkalla åtkomsträttigheter till informationssystemets aktörer vid förändrade behörigheter i enlighet med artikel 14.2 i förordning (EU) 2023/1115.

3.   Autentisering till informationssystemet ska ske via EU Login, Europeiska kommissionens autentiseringstjänst.

4.   Informationssystemets aktörer ska införa lämpliga medel för att säkerställa att enskilda användare som företräder informationssystemets aktörer i informationssystemet endast får tillgång till personuppgifter som behandlas i informationssystemet när det är absolut nödvändigt för genomförande och verkställande enligt förordning (EU) 2023/1115.

5.   Informationssystemets aktörer ska ha tillgång till all relevant information i informationssystemet som är nödvändig för att de ska kunna fullgöra sina skyldigheter och uppgifter enligt förordning (EU) 2023/1115.

1.   Överföring, lagring och annan behandling av personuppgifter i informationssystemet får endast ske i den mån det är nödvändigt och proportionerligt och endast för följande ändamål:

2.   Behandling av personuppgifter får ske i informationssystemet endast avseende följande kategorier av personuppgifter:

3.   Informationssystemet ska lagra de kategorier av personuppgifter som förtecknas i punkt 2 och som behandlats för genomförande och verkställande enligt förordning (EU) 2023/1115.

4.   Lagring av uppgifter enligt punkt 2 ska utföras med hjälp av it-infrastruktur som finns i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

5.   Informationssystemet ska lagra de personuppgifter som ingår i förklaringarna om tillbörlig aktsamhet i högst tio år från det datum då de lämnats in i informationssystemet. Lagringsperioden får förlängas ytterligare av kommissionen efter individuell begäran från informationssystemets användare eller informationssystemets aktörer, om det är nödvändigt för att uppfylla deras ansvar och skyldigheter enligt förordning (EU) 2023/1115.

6.   Utan att det påverkar den uppgiftsbehandling som anges i artikel 14 ska varje aktör i informationssystemet vara separat personuppgiftsansvarig i den mening som avses i förordningarna (EU) 2016/679 och (EU) 2018/1725 med avseende på den uppgiftsbehandling som aktören i informationssystemet utför.

7.   De nationella tillsynsmyndigheterna och Europeiska datatillsynsmannen ska, inom ramen för sina respektive befogenheter, säkerställa en samordnad tillsyn av informationssystemet och informationssystemets aktörers och användares användning av systemet i enlighet med artikel 62 i förordning (EU) 2018/1725.

1.   Kommissionen ska vara personuppgiftsansvarig i den mening som avses i artikel 3.8 i förordning (EU) 2018/1725 när det gäller behandling av personuppgifter för informationssystemets användare, inbegripet behandling av personuppgifter vid registrering av informationssystemets användare i informationssystemet.

2.   Om kommissionen behandlar personuppgifter vid driften av informationssystemet på uppdrag av andra aktörer i informationssystemet i syfte att utbyta information enligt artikel 27 i förordning (EU) 2023/1115, ska kommissionen anses vara personuppgiftsbiträde i den mening som avses i artikel 3.12 i förordning (EU) 2018/1725.

3.   Kommissionen ska vara personuppgiftsbiträde i den mening som avses i artikel 3.12 i förordning (EU) 2018/1725 för den behandling av personuppgifter som utförs för gemensamma undersökningar enligt artikel 21 i förordning (EU) 2023/1115 som utförs i samband med genomförande och verkställande enligt förordning (EU) 2023/1115.

1.   Kommissionen ska vidta nödvändiga åtgärder enligt den senaste tekniken för att trygga säkerheten för personuppgifter som behandlas i informationssystemet, inbegripet lämplig kontroll av tillgång till uppgifter och en säkerhetsplan som ska hållas uppdaterad.

2.   Kommissionen ska vidta nödvändiga åtgärder enligt den senaste tekniken i händelse av säkerhetsincidenter, vidta korrigerande åtgärder och se till att det är möjligt att kontrollera vilka personuppgifter som har behandlats i informationssystemet, när det har skett, vem som har behandlat dem och för vilket ändamål.

3.   Kommissionen ska informera de behöriga myndigheterna om de åtgärder som vidtas med avseende på punkterna 1 och 2 i denna artikel.

1.   Varje medlemsstat och kommissionen ska tillämpa sina egna regler om tystnadsplikt eller andra motsvarande konfidentialitetskrav med avseende på informationssystemet i enlighet med nationell rätt eller unionsrätten.

2.   Alla informationssystemets aktörer ska se till att andra informationssystemets aktörers krav på konfidentiell behandling av information som utbyts i informationssystemet uppfylls av personer som arbetar under deras ledning.

1.   Kommissionen ska göra informationssystemet tillgängligt på alla unionens officiella språk.

2.   Informationssystemets aktörer får, i samband med utförandet av någon av de uppgifter som de tilldelats i enlighet med förordning (EU) 2023/1115, ta fram och använda information, handlingar, resultat, utlåtanden och bestyrkta kopior som de har mottagit i informationssystemet, på samma grundval som liknande information som erhållits i det egna landet, för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka uppgifterna ursprungligen samlades in och i enlighet med relevant unionsrätt och nationell rätt.

1.   Kommissionen ska stå för de kostnader som uppstår i samband med inrättande, underhåll och drift av informationssystemet.

2.   Kostnaderna för informationssystemet på medlemsstatsnivå, inbegripet de mänskliga resurser som behövs för utbildning, marknadsföring och tekniskt stöd, samt för användningen av informationssystemet på nationell nivå och eventuella anpassningar som krävs av nationella nätverk och informationssystem, ska bäras av den medlemsstat som ådrar sig dem.